Виды коммуникаций по телефону

Абоненты часто ошибочно считают, что звонок руководителю сразу решит все проблемы, между тем в учреждении имеются работники, которые гораздо быстрее и точнее могут дать нужную информацию и даже решить интересующие вопросы. Другая категория звонков относится к компетенции руководителя, но чаще всего материалами располагает секретарь, который может предложить абоненту нужную информацию. Многие звонки касаются вопросов, на которые может дать ответ только сам руководитель, но, если вопросы не настолько срочные, чтобы прервать работу руководителя, секретарь имеет два варианта в своих действиях.

Первый - спросить: "Может ли он сам вам перезвонить, когда освободится"? Второй - она просит минутку подождать у телефона, задать необходимый вопрос руководителю, получить ответ, который может удовлетворить абонента. В этом случае она не отрывает руководителя на телефонный разговор и решает вопрос со звонком.

В первом случае время ответного звонка руководителя может оказаться неудобным для того, кому будет перезванивать руководитель, но его работа не должна считаться менее важной, нежели то дело, которым занимается в это время абонент.

Наконец, на категорию звонков, которые имеют первостепенное и срочное значение, руководитель всегда отвечает лично и сам. Когда секретарь сомневается в срочности телефонного звонка, она может поступить так же, как в ситуации с настойчивым посетителем, а именно сказать: "Сейчас он занят. Вы хотели бы, чтобы я прервала его?".