Во время совещания:
10. Всегда начинайте вовремя. Предупредите об этом заранее, и никогда не отменяйте своего решения. Другого пути нет.
11. Поручите кому-нибудь следить за временем и вести необходимые записи. Регулярно объявляйте, сколько времени осталось или сколько перерасходовано.
12. Проводите заседания, не предлагая присутствующим садиться, когда это возможно. Это ускоряет обсуждение. Прибегайте к этому методу, когда имеете дело с посетителями, "заскочившими на минутку".
13. Начинайте сразу с повестки дня и строго придерживайтесь ее. Для этого используйте следующие выражения: "Мы собрались для того... ", "Цель нашего совещания... ", "Следующий вопрос, который мы должны решить... ".
14. Контролируйте любую попытку прервать ход обсуждения. Позволяйте делать это только в том случае, если вновь поднятый вопрос действительно не терпит отлагательства.

После совещания:
19. Ускорьте подготовку записей заседания. Краткие записи должны быть закончены и розданы в течение 24 (если возможно) или 48 часов. Люди должны быть уверены в том, что они получат хорошо написанные краткие отчеты. А тех, кому они не нужны, вообще не стоит приглашать на следующее заседание. Эти записи служат напоминанием, а также помогают довести до конца принятые решения.

20. Убедитесь, что отчеты сделаны и решения приняты. Обеспечьте выполнение принятых решений, постоянно контролируя, если это необходимо. То, что не сделано, надо внести в повестку дня следующего заседания в пункте - "Незаконченные дела".

До совещания:
1. Подумайте, как можно вообще обойтись без совещания.

а) Решение может быть принято ответственными за эту часть работы людьми, тогда нет необходимости созывать общее совещание.
б) Вместо того чтобы собираться всем вместе, можно провести селекторное совещание.
в) Отложите совещание. Включите эти вопросы в повестку дня следующего.
г) Отмените совещание. Задайте себе вопрос: "Так ли уж оно необходимо"?
д) Пошлите на совещание своего представителя. Это, во-первых, обогатит вашего подчиненного необходимым опытом и, во-вторых, сэкономит ваше собственное время.

"Инициатор" Предлагает новые идеи и новые подходы к решению проблем.
"Высказывающий свое мнение" Высказывает свое мнение в ходе обсуждения и по поводу каждого предложения.
"Разработчик" Выстраивает концепцию, исходя из предложений присутствующих.

Главные роли, блокирующие совещание:
"Агрессор" Критикует и принижает статус других, агрессивно не соглашается с другими
"Блокировщик" Упрямо ни с кем не соглашается; отвергает точки зрения других людей; приводит примеры из личного опыта, не связанные с сутью дела; возвращается к вопросам, которые уже решены.
"Удалившийся" Не хочет участвовать; рассеянный; разговаривает на личные темы; ведет протокол совещания для себя, хотя его никто об этом не просил.
"Ищущий признания" Хвастается; очень много говорит; утверждает свой статус.

Каждый сотрудник назовет немало примеров, когда совещания начинались на 15-20 минут позже назначенного времени. Все знают, что нужно начинать вовремя, но всегда находятся причины немного подождать. Руководитель ждет, когда соберутся все, потакая опаздывающим участникам. Таких людей немного, но они как бы диктуют свои условия остальным. В следующий и последующие разы сюжет повторяется с теми же героями, постепенно приучая остальных к этому. Заполняя время ожидания, председательствующий начинает разговор с одним из присутствующих о незначительном факте или событиях последнего времени, вовлекая в непродуктивную беседу всех остальных.

Поучительную модель распределения ролей участников различных комиссий, комитетов и совещаний предложил один из американских специалистов в области менеджмента - Ханслей Уэджвуд. Приведем некоторые сюжеты, характеризующие поведение участников совещаний, которые помогут начинающему руководителю соизмерить стиль своего поведения и распознать истинные намерения людей.

Отсутствие жестких временных рамок, как правило, не приводит к концентрации внимания участников совещания, а количество слов увеличивается пропорционально имеющемуся времени.
Завершение обсуждения поставленных вопросов в точно назначенное время приучает людей быстро находить нужные решения, дисциплинирует и, вместе с тем, дает возможность им планировать свое время, точно зная, когда закончится совещание.

Специалисты, которые не имеют прямого отношения к вопросам повестки дня совещания, теряют свое рабочее время зря. Более того, увеличение числа приглашенных усложняет связи между участниками совещания, провоцирует отклонения от обсуждения заявленных вопросов, снижает возможности использовать способности всех участников, затрудняет принятие решений. Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников.