Система должна объективно отражать результаты работы каждого подразделения в соответствии с организационной структурой учреждения. Потоки информации на более низком уровне всегда более детальны, конкретны и укрупняются с повышением статуса адресата. Типы информации имеют различный объем и ценность в зависимости от уровня требований и ответственности потребителей. Информация для планирования отличается от информации для контроля, но каждая из них разрабатывается с учетом знания другой. Информация должна быть полной, долгосрочной и краткосрочной, отражать прошлое, настоящее и предвидеть.

Компьютерщики же часто стремятся загрузить свою технику на полную мощность, упуская из виду необходимость представления небольших объемов полезной информации, пригодной для принятия решений.
Соорудить мостик через пропасть, разделяющую компьютерных специалистов и менеджеров, возможно лишь при условии активного участия в этом деле пользователей.
Чем больше их вовлекается в разработку и внедрение информационной компьютерной системы, тем быстрее и лучше они поймут ее преимущества, и будут производительно использовать эту новую систему.

Все возрастающее влияние на информационные процессы в учреждениях социокультурной сферы оказывает компьютерная техника. В каждом учреждении культуры, искусства появляется все больше персональных компьютеров.
Однако проблема заключается в том, что специалисты, работающие в этих учреждениях, имеют обыкновение рассматривать информационную систему в целом и компьютерную технику исключительно с точки зрения своего собственного опыта. А его, опыта, как правило, и нет.

Характерным признаком отличия социальной подсистемы информации от других видов информации является ее репрезентативная оценка субъективных данных: мнения людей относительно объема и качества социально-культурной деятельности, реактивность их поведения, вовлеценность в культурные, культурно-творческие процессы, деятельность общественных организаций, демократических институтов, социальные и социально-психологические процессы; о потребностях и интересах людей, уровне их культуры и воспитанности.

Деятельность учреждений касается жизни, социальных, моральных, культурных устоев множества людей, трудовых коллективов, общественных организаций, групп людей и отдельных личностей, а также состояния отношений между людьми.
Одним словом, они соприкасаются и влияют на социально-культурный климат общества. Поэтому в структуре управленческой информации социально-культурных учреждений особое значение имеет социальная информация, которая позволяет изучать социальные процессы, протекающие во внешней среде, и полнее учитывать их в практической деятельности.

Каждая система обладает свойством координации и упорядочения информации. Но всегда следует видеть различия в наполняемости информационных потоков, адресованных для конкретных видов управления.
Например, информационные подсистемы в планировании существенно отличаются по своим характеристикам от подсистем, используемых для контроля. Информация для планирования всегда:
- проходит через границы структурных подразделений учреждения;
- раскрывает основные тенденции и охватывает продолжительные промежутки времени;
- опускает мелкие подробности и детали;
- ориентирована на будущее.

К документам, определяющим принципы организационной деятельности (как делать), являющимся продолжением стратегии (что делать), относятся источники управленческой информации: устав, положение, договор, учреждающий юридический статус организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях. И, наконец, каждое учреждение, организация на основе утвержденного вышестоящими органами Классификатора дел и документов осуществляет документационную поддержку управления, для чего в специальных журналах ведет регистрацию приказов, распоряжений, поручений; поступающих и отправляемых документов, телеграмм, телефонограмм, факсов; составляет реестры и описи на отправляемую корреспонденцию.

Информационная подсистема бухгалтерского и статистического учета обеспечивает все уровни управления учреждением показателями финансово-хозяйственной деятельности, на основе которых создаются другие информационные подсистемы.
К их числу относится подсистема учета и работы с кадрами. Нет такого учреждения или организации, где бы не собиралась и хранилась информация о своих сотрудниках. Такая информация включает данные о численности работников, замещенных и вакантных должностях, квалификации и образовании, заработной плате и т. д.

Информационная система, как правило, состоит из нескольких подсистем, отражающих основные информационные потоки деятельности каждой организации, учреждения, предприятия, фирмы и т. д. Центральной подсистемой, в которой концентрируются важнейшие статистические данные, отражающие деятельность учреждения, является бухгалтерско-статистическая информация.